Бизнес опыт команды CarPoint за 8-14 Июля.

«Как привести дела в порядок?»
Адаптированные Инструкции для бизнеса, по книге Дэвида Аллена, которые мы применяем в Карпоинт.

Списки задач и СРМ побеждают хаос.

Когда вы пытаетесь удержать в уме десятки процессов одновременно, ваша продуктивность сильно падает — ум постоянно отвлекается на мысли о нерешенных задачах и иной бред в голове. Чтобы освободить свою оперативную память, нужно вынести все задачи в календарный блокнот и в СРМ.
Но списки задач тоже могут превратиться в хаос, поэтому им нужна система для четкого выполнения. В книге Дэвида Аллена он описал, а мы предлагаем, завести всем в команде, четыре категории:
— срочные задачи;
— долгосрочные проекты;
— не срочные дела;
— календарь с задачами, и привязать их ко времени выполнения в системе СРМ и Трелло.

Постоянно повторяющиеся задачи называем «рутиной», а все остальные списки задач — «входящими».

*Если разводить списки задач неудобно, можно все дела перенести в одну excel-таблицу и пометить их разными цветами или в Трелло и иные помощники с напоминаниями.

5 главных советов

Совет 1. Календарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в него, то должны закрыть задачу в срок или написать в своей общей системе объяснение причины не выполнения. Изменения можно вносить только если деловую встречу перенесли, все остальное — лень и неуважение командной работы.

Совет 2. Выполняйте 2-х минутные дела сразу же, чтобы лавина мелких проблем не унесла вас в бухту прокрастинаторов.
Бонус: бодро сделав кучу небольших дел вы будете чувствовать подъем энергии и сил. Высвобождение пространства внутри.

Совет 3. Дополнительно создайте актуальный список с делегированными задачами, чтобы не забыть, кому что поручил (или использовать корпоративные системы вроде СРМ).

Совет 4. Заведите папку со справочными материалами и инструкциями, которые вы получаете в процессе выполнения дел, которые необходимы и применимы в работе: инструкции, списки, контакты, статьи, видео, книги и тд. Так у вас будет своя общая база знаний.

Совет 5.  Заведите список «Когда-нибудь, На будущее» для своих творческих и личных желаний: от заплыва с акулами до курсов интимных стрижек. Когда выдастся свободная минута, вы не растеряетесь и займетесь тем, о чем давно мечтали. Не сдерживайте себя.

Как управляться с проектами:

Проекты — это задачи, которые требуют больше одного действия. При том это может быть что угодно: от долгожданной сделки, до запуска командой новой услуги.

Чтобы все успеть, Дэвид Аллен советует действовать так:
1) Составьте полный список проектов (не пугайтесь, вы уже были на этой ступени, когда категоризировали дела).
2) Поместите все материалы по проекту в одну систему: например, Trello.
3) Введите список “следующие действия” и категоризируете его, как вам удобно. Например, можно разбить задачи по трем группам:
— те, что зависят от времени: например, «позвонить клиенту в 10:00». Их сразу стоит добавить в священный активный календарь со звуковыми напоминаниями;
— те, что зависят от определенных обстоятельств (буду у компьютера — сделаю);
— те, что связаны с ресурсами (освобожусь от клиента — решу).

Каждый день начинайте с проверки списков в таком порядке:
1. Задачи в календаре: сделайте упор на дела, привязанные ко времени;
2. Задачи, которые нужно выполнить в определенных обстоятельствах — чтобы не упустить возможности.

Как жить по спискам
Все эти списки и папки в итоге сложатся в одну большую систему, которую нужно регулярно проверять на актуальность.
Проводите генеральную ревизию дел раз в неделю — чтобы оценить ситуацию целиком и избавиться от балласта решенных/ненужных задач.
А вот списки на каждый день автор не рекомендует, потому что в них часто залетают несрочные задачи, которые потом переносятся до бесконечности и висят мертвым грузом.

И самое главное — чтобы действовать эффективно, каждую задачу стоит проверить тремя вопросами:
1. Что это значит для команды и меня?
2. Каких результатов я хочу достичь в данном вопросе — какой результат я должен получить?
3. Какой следующий шаг я сделаю на пути к их достижению?
Такой подход поможет не просто делать дела, но и понимать, зачем они все нужны.

Спасибо за внимание и продуктивного вам дня!