Бізнес досвід команди CarPoint за 8-14 липня.

«Як упорядкувати справи?»
Адаптовані Інструкції для бізнесу, за книгою Девіда Аллена, які ми застосовуємо у Карпоінт.

Списки завдань та СРМ перемагають хаос.

Коли ви намагаєтеся втримати в розумі десятки процесів одночасно, ваша продуктивність сильно падає – розум постійно відволікається на думки про невирішені завдання та інше марення в голові. Щоб звільнити свою оперативну пам’ять, потрібно винести всі завдання у календарний блокнот та СРМ.
Але списки завдань також можуть перетворитися на хаос, тому їм потрібна система для чіткого виконання. У книзі Девіда Аллена він описав, а ми пропонуємо завести всім у команді чотири категорії:
– термінові завдання;
– Довгострокові проекти;
– не термінові відносини;
– календар із завданнями, і прив’язати їх на час виконання у системі СРМ і Трелло.

Завдання, що постійно повторюються, називаємо «рутиною», а всі інші списки завдань — «вхідними».

* Якщо розводити списки завдань незручно, можна всі справи перенести в одну excel-таблицю і позначити їх різними кольорами або в Трелло та інші помічники з нагадуванням.

5 головних порад

Порада 1. Календар має бути святинею. Якщо ви щось записали в нього, то маєте закрити завдання вчасно або написати у своїй загальній системі пояснення причини невиконання. Зміни можна вносити тільки якщо ділову зустріч перенесли, все інше – ліньки та неповага командної роботи.

Порада 2. Виконуйте 2-х хвилинні справи відразу ж, щоб лавина дрібних проблем не забрала вас в бухту прокрастинаторів.
Бонус: бадьоро зробивши купу невеликих справ ви відчуватимете підйом енергії та сил. Вивільнення простору всередині.

Порада 3. Додатково створіть актуальний список із делегованими завданнями, щоб не забути, кому що доручив (або використовувати корпоративні системи на кшталт СРМ).

Порада 4. Заведіть папку з довідковими матеріалами та інструкціями, які ви отримуєте в процесі виконання справ, які необхідні та застосовні у роботі: інструкції, списки, контакти, статті, відео, книги тощо. Тож у вас буде своя загальна база знань.

Порада 5. Заведіть список «Колись на майбутнє» для своїх творчих і особистих бажань: від запливу з акулами до курсів інтимних стрижок. Коли видасться вільна хвилина, ви не розгубитеся і займетеся тим, що давно мріяли. Не стримуйте себе.

Як керуватися з проектами:

Проекти – це завдання, які потребують більше однієї дії. При цьому це може бути будь-що: від довгоочікуваної угоди до запуску командою нової послуги.

Щоб усе встигнути, Девід Аллен радить діяти так:
1) Складіть повний список проектів (не лякайтеся, ви вже були на цьому щаблі, коли категоризували справи).
2) Розмістіть усі матеріали за проектом в одну систему: наприклад, Trello.
3) Введіть список “наступні дії” та категоризуєте його, як вам зручно. Наприклад, можна розбити завдання за трьома групами:
– ті, що залежать від часу: наприклад, зателефонувати клієнту о 10:00. Їх відразу варто додати до священного активного календаря зі звуковими нагадуваннями;
– ті, що залежать від певних обставин (буду біля комп’ютера – зроблю);
– ті, що пов’язані з ресурсами (звільнюся від клієнта – вирішу).

Щодня починайте з перевірки списків у такому порядку:
1. Завдання у календарі: наголосіть на справах, прив’язаних до часу;
2. Завдання, які потрібно виконати у певних обставинах, щоб не упустити можливості.

Як жити за списками
Всі ці списки та папки в результаті складуться в одну велику систему, яку потрібно регулярно перевіряти на актуальність.
Проводьте генеральну ревізію справ раз на тиждень — щоб оцінити ситуацію цілком і позбавитися баласту вирішених/непотрібних завдань.
А ось списки на кожен день автор не рекомендує, тому що в них часто залітають несрочні завдання, які потім переносяться до нескінченності та висять мертвим вантажем.

І найголовніше — щоб діяти ефективно, кожне завдання варто перевірити трьома питаннями:
1. Що це означає для команди та мене?
2. Яких результатів я хочу досягти у цьому питанні – який результат я маю отримати?
3. Який наступний крок я зроблю на шляху до їхнього досягнення?
Такий підхід допоможе не просто робити справи, а й розуміти, навіщо вони всі потрібні.

Дякуємо за увагу та продуктивного вам дня!

model-image model-image model-image model-image model-image

Залиш заявку прямо зараз
і отримай спеціальну пропозицію

Цей веб-сайт зареєстрований на wpml.org як тестовий.